Eine Liste, die Sie ausdrucken und an den Monitor hängen sollten
Im ersten Teil dieser Serie haben wir erklärt, warum kostenlose KI-Tools ein Datenschutzrisiko sein können. Die häufigste Rückmeldung darauf: 'Okay, verstanden. Aber was genau darf ich jetzt nicht eingeben?'
Gute Frage. Hier ist die Antwort – konkret, ohne Juristendeutsch, direkt aus dem Handwerksalltag.
Kategorie 1: Kundendaten
Das Offensichtlichste zuerst. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail – das sind personenbezogene Daten. Sie gehören nicht in ein kostenloses KI-Tool.
Das klingt streng. Ist es aber nicht im Alltag, denn die Lösung ist simpel: Weglassen oder ersetzen.
- ❌ 'Schreib ein Angebot für Herrn Klaus Müller, Hauptstraße 5, Bremen'
- ✅ 'Schreib ein Angebot für einen Privatkunden, Fenstereinbau, 3 Stück à 1.200 Euro, Lieferzeit 3 Wochen'
Das Ergebnis ist identisch. Die Personendaten fügen Sie danach selbst ein – in Ihrer eigenen Software, auf Ihrem eigenen Rechner.
Kategorie 2: Mitarbeiterdaten
Dieser Bereich wird am häufigsten unterschätzt. Mitarbeiterdaten sind besonders schützenswert – denn hier geht es um Menschen, die Ihnen vertrauen.
- ❌ Krankmeldungen eingeben: 'Mein Mitarbeiter Thomas ist seit Montag krankgeschrieben, schreib eine Nachricht an den Kunden...'
- ❌ Gehaltsdaten: 'Schreib einen Arbeitsvertrag für einen Gesellen mit 2.800 Euro Grundgehalt für Max Mustermann'
- ❌ Konflikte: 'Ich habe Probleme mit meinem Mitarbeiter Stefan, er erscheint oft zu spät...'
Auch hier gilt: Pseudonymisieren. Aus 'Thomas ist krank' wird 'ein Mitarbeiter fällt kurzfristig aus'. Das reicht für die KI völlig aus.
Kategorie 3: Finanzielle Informationen
Bankverbindungen, Rechnungsnummern mit Kundenbezug, genaue Umsatzzahlen, Kalkulationsgrundlagen – all das hat in einem Cloud-KI-Tool nichts verloren.
- ❌ 'Erstelle eine Mahnung für Rechnung 2024-0183 an Firma Bau GmbH, IBAN DE12...'
- ✅ 'Schreib eine professionelle Mahnung für eine offene Rechnung über 3.400 Euro, zweite Mahnstufe'
Ihre Buchhaltungssoftware kennt die echten Daten. Die KI liefert nur den Text – den Sie dann dort einfügen.
Kategorie 4: Fotos mit Personenbezug
Immer mehr KI-Tools können Bilder analysieren. Das ist praktisch für Dokumentation – aber gefährlich, wenn auf dem Foto Personen oder Kennzeichen erkennbar sind.
- ❌ Baustellenfoto mit erkennbarem Kunden oder Mitarbeiter hochladen
- ❌ Foto vom Fahrzeug des Kunden, auf dem das Kennzeichen lesbar ist
- ❌ Screenshot aus der Kundenverwaltung mit Namen und Adresse
- ✅ Foto vom Schaden ohne Personen, ohne Kennzeichen – kein Personenbezug
Im Zweifel: Kurz prüfen, ob Personen oder Kennzeichen sichtbar sind, bevor Sie ein Bild hochladen.
Kategorie 5: Interne Betriebs-Geheimnisse
Das ist weniger DSGVO und mehr gesunder Menschenverstand. Aber es gehört zur vollständigen Liste:
- Ihre genauen Einkaufspreise und Lieferantenkonditionen
- Interne Konflikte mit Kunden oder Partnern
- Strategische Pläne, die Sie nicht öffentlich machen wollen
- Zugangsdaten, Passwörter, API-Schlüssel
Denken Sie daran: Was Sie in ein KI-Tool eingeben, verlässt Ihren Betrieb. Behandeln Sie es wie eine E-Mail, die Sie an eine unbekannte Person schicken.
Die Kurzformel für den Alltag
Sie müssen sich nicht alle fünf Kategorien merken. Merken Sie sich eine einzige Frage:
'Enthält meine Eingabe Infos über eine echte, identifizierbare Person?'
Wenn ja – weglassen, ersetzen oder pseudonymisieren. Dann erst eingeben.
Das klingt aufwändig. Ist es aber nicht. Nach einer Woche ist es Routine. Und es schützt Sie, Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter.
Zum Ausdrucken: Die Verbotsliste
Diese Informationen gehören nie in ein kostenloses KI-Tool:
- Namen, Adressen, Telefon, E-Mail von Kunden
- Krankmeldungen, Gehälter, Konflikte – Mitarbeiterdaten jeder Art
- Bankverbindungen, Rechnungsdaten mit Kundenbezug
- Fotos mit erkennbaren Personen oder Kennzeichen
- Passwörter, Zugangsdaten, API-Schlüssel
- Interne Kalkulationen und Einkaufspreise
Im nächsten und letzten Teil dieser Serie zeigen wir, wie Sie KI trotzdem vollständig und ohne Einschränkungen nutzen können – mit den richtigen Tools und einfachen Einstellungen.