Es gibt Themen, bei denen hilft kein Aussitzen. Die elektronische Rechnung ist so eins: Der Gesetzgeber hat die Fristen gesetzt, sie stehen fest, und der letzte Termin rückt näher.
Dieser Beitrag sortiert, was bis wann gilt. Ohne Drama, aber auch ohne Beschönigung.
Was schon gilt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist, unabhängig von der Größe. Auch Kleinunternehmer. Auch wer selbst keine E-Rechnung stellt.
Das wird gern überlesen, weil die öffentliche Aufmerksamkeit beim Versenden liegt. Aber der Empfang ist die Pflicht, die seit anderthalb Jahren scharf ist. Praktisch heißt das: eine E-Mail-Adresse, an die Rechnungen gehen, jemand der zuständig ist, und eine Ablage, die den Anforderungen genügt.
Was ab 2027 gilt
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung versenden.
Vorjahr heißt hier 2026 — also das laufende Jahr. Wer dieses Jahr über der Schwelle landet, ist ab Januar dran.
Was ab 2028 gilt
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle. Papier und einfache PDF sind dann im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nicht mehr zulässig.
Auch Kleinunternehmer sind ab dann betroffen, wenn sie an Unternehmen fakturieren — mit einigen Ausnahmen, etwa bei Kleinbeträgen bis 250 Euro.
Der Punkt, den die meisten falsch verstehen
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.
Das ist der häufigste Irrtum bei diesem Thema, und er ist verständlich: Die Rechnung ist elektronisch, sie kommt per Mail, sie ist kein Papier. Trotzdem zählt sie nicht.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis heißt das XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD sieht die Datei aus wie ein normales PDF — sie enthält zusätzlich die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Man sieht es der Datei nicht an. Das Programm, das sie erzeugt, muss es können.
Wer eine PDF-Rechnung aus Word heraus erzeugt und per Mail schickt, erfüllt die Anforderung nicht — auch nicht, wenn er es seit Jahren so macht und nie jemand gemeckert hat.
Wo der Betrieb heute steht
Die Zahlen sind ernüchternd: Erst gut ein Drittel der Unternehmen stellt überhaupt aktiv E-Rechnungen aus. Viele planen die Einführung erst gegen Ende der Übergangsfristen.
Das ist menschlich nachvollziehbar und trotzdem eine schlechte Idee. Nicht weil die Umstellung dramatisch wäre, sondern weil sich alle gleichzeitig darum kümmern werden. Wer im Dezember 2027 einen Anbieter sucht, sucht mit vielen anderen zusammen.
Was passiert, wenn man es lässt
Eine Rechnung, die nach Fristablauf als einfaches PDF verschickt wird, ist umsatzsteuerlich nicht ordnungsgemäß. Für den Empfänger kann der Vorsteuerabzug problematisch werden — was dazu führt, dass er nachfragt, reklamiert oder im Zweifel die Zahlung zurückhält.
Der eigentliche Druck kommt also nicht vom Finanzamt. Er kommt vom Kunden, der eine korrekte Rechnung braucht und sie einfordert.
Was jetzt sinnvoll ist
Erstens: Prüfen, ob der Empfang wirklich funktioniert. Nicht theoretisch — praktisch. Kommt eine E-Rechnung an, findet sie jemand, wird sie richtig abgelegt?
Zweitens: Klären, welches Programm die Rechnungen erzeugt und ob es E-Rechnungen kann. Bei vielen älteren Programmen lautet die Antwort nein, und beim Hersteller lautet sie: kommt später.
Drittens: Nicht bis kurz vor der Frist warten.
Mehr ist es erstmal nicht. Die E-Rechnung ist kein Digitalisierungsprojekt, sie ist eine Formatanforderung. Sie wird nur dann zum Projekt, wenn sie zum Anlass genommen wird, den ganzen Ablauf anzuschauen — und das kann sich lohnen.
Im nächsten Teil: Warum genau das oft die bessere Idee ist.