Ein Betrieb mit zwölf Leuten führt ein System ein, das alles kann. Nach einem Jahr nutzt er drei Funktionen von hundertzwanzig, und die Leute pflegen nebenher ihre eigenen Listen weiter.
Das wird gern als Umsetzungsfehler erzählt. Es ist meistens ein Passungsfehler.
Was ein großes System voraussetzt
Software für größere Unternehmen ist um Rollen herum gebaut. Es gibt jemanden, der Stammdaten pflegt. Jemanden, der Aufträge anlegt. Jemanden, der disponiert. Jemanden, der fakturiert. Jemanden, der das System administriert.
Diese Aufteilung ist der Grund, warum solche Systeme so viel können: Jede Rolle bekommt ihren Bereich, und die Software sorgt dafür, dass die Bereiche zusammenpassen.
In einem Betrieb mit zwölf Leuten gibt es diese Rollen nicht. Es gibt den Chef, der alles davon macht, und eine Bürokraft, die den Rest macht. Die Software fragt nach einer Organisation, die nicht existiert.
Der Moment, in dem es kippt
Er kommt bei der Stammdatenpflege. Ein großes System will wissen: Artikelnummer, Bezeichnung, Warengruppe, Einheit, Einkaufspreis, Verkaufspreis, Lieferant, Mindestbestand, Lagerort, Steuerschlüssel, Kostenstelle.
Für einen Betrieb, der einen Einkäufer hat, ist das sinnvoll. Für einen, bei dem der Chef selbst bestellt, sind es zwölf Felder für eine Information, die er ohnehin im Kopf hat.
Er füllt sie beim Einführungstermin aus. Beim zweiten Artikel füllt er die Hälfte aus. Beim zwanzigsten legt er keinen Artikel mehr an, sondern tippt die Position frei in die Rechnung.
Ab da hat das System falsche Daten. Und ab da traut ihm niemand mehr.
Warum mehr Schulung nicht hilft
Der übliche Reflex: Die Leute müssen besser geschult werden.
Sie sind nicht ungeschult. Sie haben verstanden, was das System will, und entschieden, dass es sich nicht lohnt. Das ist keine Wissenslücke, das ist eine Rechnung — und sie geht auf.
Wer gegen diese Rechnung anschult, kämpft gegen die Vernunft seiner Leute.
Was stattdessen passt
Software, die so viele Felder hat, wie der Betrieb Informationen hat. Nicht mehr.
Das klingt nach Verzicht und ist keiner. Ein Handwerksbetrieb, der zweihundert Artikel führt, braucht Bezeichnung, Preis und Einheit. Warengruppe vielleicht. Der Rest ist für andere gebaut.
Und wenn der Betrieb in drei Jahren einen Einkäufer hat und Warengruppen braucht, kommen sie dann dazu. Nicht vorher.
Der Einwand
„Aber dann kann das System ja nichts.“
Es kann genau das, was gebraucht wird. Der Vergleich mit dem großen System ist verführerisch, weil man Funktionslisten vergleichen kann — und die längere Liste gewinnt.
Nur wird die Liste nie benutzt. Was benutzt wird, ist der eine Ablauf, den der Betrieb jeden Tag hat. Und der funktioniert entweder oder nicht.
Woran man vorher erkennt, ob es passt
An einer Frage im Verkaufsgespräch: Was muss ich in Ihrem System tun, um eine Rechnung an einen neuen Kunden zu schreiben?
Wenn die Antwort mehr als drei Schritte hat, wird es im Alltag nicht passieren. Dann wird jemand die Rechnung woanders schreiben, und das System hat einen Kunden weniger, den es kennt.
Diese Frage kostet nichts und beantwortet mehr als jede Funktionsliste.
Im nächsten Teil: Warum man Software an dem misst, was sie weglässt.