Wer Zeit beim Rechnungschreiben sparen will, kauft ein Rechnungsprogramm. Das ist naheliegend und hilft meistens weniger als erhofft.
Der Grund: Die Zeit geht nicht beim Schreiben verloren. Sie geht beim Zusammensuchen verloren.
Was vor der Rechnung passiert
Bevor jemand eine Rechnung schreiben kann, muss er wissen, was abgerechnet wird. Also sucht er: Was war beauftragt? Was wurde tatsächlich gemacht? Wie viele Stunden? Welches Material? Gab es Nachträge? Was wurde schon angezahlt?
Diese Informationen liegen an fünf verschiedenen Orten. Der Auftrag steht in einer Mail, die Stunden auf Zetteln, das Material auf einem Lieferschein, der Nachtrag in einer WhatsApp-Nachricht, die Anzahlung im Kontoauszug.
Das Zusammensuchen dauert vierzig Minuten. Das Tippen dauert zehn. Ein besseres Rechnungsprogramm verkürzt die zehn.
Die Kette
Es gibt einen Weg vom ersten Kontakt bis zum Geldeingang, und er hat immer dieselben Stationen: Anfrage, Angebot, Auftrag, Leistung, Rechnung, Zahlung, gegebenenfalls Mahnung.
In einem funktionierenden Ablauf gibt jede Station die Information an die nächste weiter. Das Angebot wird zum Auftrag, ohne dass jemand die Positionen neu tippt. Die erfassten Stunden landen in der Rechnung, ohne Umweg über einen Zettel. Die Zahlung wird der Rechnung zugeordnet, ohne dass jemand Kontoauszüge mit einer Liste vergleicht.
In den meisten Betrieben ist diese Kette an jeder Station unterbrochen. Nicht weil jemand es falsch gemacht hätte — sondern weil jede Station einzeln eingeführt wurde, zu verschiedenen Zeiten, oft mit verschiedenen Programmen.
Woran man es merkt
An einer einfachen Frage: Wie lange dauert es, bis Sie wissen, was aktuell offen ist?
Wenn die Antwort lautet „ich muss mal schauen“, ist die Kette unterbrochen. In einem Betrieb, in dem sie geschlossen ist, dauert es keine fünf Sekunden.
Die zweite Frage: Wie oft wird bei Ihnen dieselbe Zahl an zwei Stellen eingegeben? Jedes Mal, wenn das passiert, gibt es zwei Wahrheiten und irgendwann eine Abweichung.
Warum das mehr kostet als die Zeit
Der offensichtliche Schaden ist der Aufwand. Der teurere ist die Verzögerung.
Eine Rechnung, die drei Wochen nach der Leistung rausgeht, wird drei Wochen später bezahlt. Bei einem Betrieb, der monatlich einen mittleren fünfstelligen Betrag fakturiert, sind das dauerhaft gebundene Mittel — Geld, das man erwirtschaftet hat und nicht hat.
Und Rechnungen, die spät kommen, werden häufiger reklamiert. Nach drei Wochen erinnert sich der Kunde anders an das Gespräch als der Betrieb.
Was ein Ablauf können muss
Nicht viel, aber das Richtige.
Das Angebot muss zum Auftrag werden können, ohne Neueingabe. Die Leistung muss dort erfasst werden, wo sie passiert — auf der Baustelle, nicht abends im Büro. Die Rechnung muss aus dem entstehen, was erfasst wurde. Und der Zahlungseingang muss zur Rechnung finden.
Das ist keine Frage der Softwaregröße. Es ist die Frage, ob die Stationen miteinander reden.
Der Punkt, an dem die E-Rechnung hilft
Sie zwingt zur Struktur. Eine E-Rechnung muss jede Angabe an einem definierten Ort haben — sie erlaubt keine Rechnung, bei der der Leistungszeitpunkt irgendwo im Fließtext steht.
Wer das erfüllt, hat nebenbei die Daten sauber. Und wer sie sauber hat, kann sie weiterverwenden: für die Auswertung, für die Nachverfolgung, für die Frage, welcher Auftrag sich eigentlich gelohnt hat.
Das ist der Nebeneffekt, der oft mehr wert ist als die Pflichterfüllung selbst.
Im nächsten Teil: Warum der Überblick über offene Posten seinen Preis hat.