Eine Rechnung ist kein Brief mit einer Zahl drauf. Sie ist ein Dokument mit Pflichtangaben, und wenn eine davon fehlt, kann der Kunde die Vorsteuer nicht ziehen. Dann ruft er an.
Bei der E-Rechnung wird das strenger — nicht weil die Anforderungen neu wären, sondern weil ein Programm die Angaben prüft statt eines Menschen, der auch mal ein Auge zudrückt.
Was rein muss
Der vollständige Name und die Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das Ausstellungsdatum. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird. Menge und Art der Leistung. Der Zeitpunkt der Leistung. Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen. Der Steuersatz und der Steuerbetrag — oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Das ist die Liste. Sie ist seit Jahren dieselbe und steht so im Umsatzsteuergesetz.
Wo es in der Praxis klemmt
Nicht bei diesen Angaben. Die kriegt jeder hin.
Es klemmt an drei anderen Stellen, und die stehen in keiner Checkliste.
Die Rechnungsnummer. Sie muss fortlaufend und eindeutig sein. Das klingt einfach, bis zwei Leute gleichzeitig eine Rechnung schreiben und beide dieselbe Nummer bekommen. Oder bis jemand eine Rechnung storniert und die Nummer wiederverwendet, weil es ja schade wäre. Beides passiert häufiger, als man denkt, und beides fällt erst bei der Prüfung auf.
Der Leistungszeitpunkt. Er fehlt erstaunlich oft, weil er sich mit dem Rechnungsdatum zu doppeln scheint. Tut er nicht. Wenn die Arbeit im März war und die Rechnung im Mai kommt, gehören beide Daten rein.
Die Beträge. Eine Rechnung über mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen muss am Ende auf den Cent aufgehen. Wo gerundet wird, entscheidet, ob das passiert. Wird pro Position gerundet und dann summiert, kommt etwas anderes heraus, als wenn erst summiert und dann gerundet wird. Beides ist vertretbar — aber es muss überall im Betrieb gleich gemacht werden. Sonst weicht die Rechnung von der Buchhaltung ab, und niemand weiß warum.
Was bei der E-Rechnung dazukommt
Im Grunde nichts Neues — aber alles muss an der richtigen Stelle in der Datei stehen.
Eine PDF-Rechnung ist tolerant: Wenn der Leistungszeitpunkt irgendwo im Text steht, findet ihn ein Mensch. Eine E-Rechnung ist es nicht. Die Angabe muss im dafür vorgesehenen Feld stehen, sonst ist sie für die Gegenseite nicht vorhanden — auch wenn sie in der PDF-Ansicht gut lesbar dasteht.
Deshalb scheitern Umstellungen selten an fehlenden Angaben. Sie scheitern daran, dass die Angaben da sind, aber am falschen Ort.
Der Sonderfall, der Ärger macht
Abschlagsrechnungen. Wer in Teilbeträgen abrechnet und am Ende eine Schlussrechnung stellt, muss die bereits gezahlten Beträge sauber verrechnen. Das ist rechnerisch nicht schwer und in der Umsetzung eine der häufigsten Fehlerquellen — weil die Schlussrechnung wissen muss, was vorher schon berechnet wurde.
Wer das per Hand macht, macht es irgendwann falsch. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil sich drei Abschläge über vier Monate schlicht nicht zuverlässig im Kopf behalten lassen.
Was das praktisch heißt
Die Pflichtangaben sind das kleinste Problem. Das größere ist, dass eine Rechnung mit dem Rest zusammenhängen muss: mit dem Auftrag, aus dem sie entsteht, mit den Abschlägen davor, mit der Zahlung danach.
Wer nur die Angaben abhakt, hat eine korrekte Rechnung. Wer den Zusammenhang herstellt, hat einen Ablauf, der auch beim fünften Abschlag noch stimmt.
Im nächsten Teil: Warum sich die Rechnung nicht vom Rest trennen lässt.