Kaum ein Betrieb lässt sein Geld liegen. Wer selbstständig ist, weiß, dass Liquidität über alles entscheidet — das lernt man einmal und danach nie wieder anders.
Die Frage ist deshalb nicht, ob jemand den Überblick hat. Sie ist, was er kostet.
Der Überblick, der im Kopf sitzt
In den meisten Betrieben weiß eine Person ziemlich genau, was aussteht. Nicht auf den Euro, aber die großen Posten sind präsent: Der eine Kunde, der immer erst nach der zweiten Erinnerung zahlt. Die Rechnung von letztem Monat, die noch offen ist. Die Schlussrechnung, bei der es Diskussionen gab.
Das funktioniert. Es funktioniert sogar erstaunlich gut, und es ist der Grund, warum viele Betriebe ohne formales Mahnwesen keine Zahlungsprobleme haben.
Es hat nur einen Preis, und der steht nirgends.
Was der Kopf kostet
Er ist immer im Dienst. Wer die offenen Posten im Kopf hat, hat sie auch abends im Kopf, und im Urlaub, und wenn eigentlich gerade etwas anderes wichtig wäre.
Er ist nicht übertragbar. Wenn diese Person zwei Wochen ausfällt, fällt der Überblick mit aus. Nicht weil niemand nachschauen könnte — sondern weil die Information verstreut liegt: teils im Rechnungsprogramm, teils auf dem Kontoauszug, teils in dem Wissen, was mit welchem Kunden vereinbart war.
Und er skaliert nicht. Bei vierzig offenen Posten geht das. Bei hundertzwanzig fängt man an, Zettel zu schreiben.
Woran man den Preis merkt
Nicht daran, dass Geld verloren geht. Sondern an den kleinen Reibungen.
Ein Kunde ruft an und fragt, ob eine bestimmte Rechnung schon beglichen ist. Die Antwort dauert zehn Minuten statt zehn Sekunden. Der Steuerberater fragt nach den offenen Posten zum Stichtag — jemand sitzt einen Abend daran. Die Bank will eine Aufstellung, weil eine Finanzierung ansteht. Wieder ein Abend.
Jedes Mal ist die Information vorhanden. Sie muss nur zusammengetragen werden, und zwar von Hand.
Was sich ändert, wenn sie nicht mehr zusammengetragen werden muss
Der Kern ist unspektakulär: Rechnungen und Zahlungseingänge kommen zusammen. Wenn der Zahlungseingang automatisch der Rechnung zugeordnet wird, entsteht die Liste der offenen Posten von selbst. Niemand pflegt sie. Sie ist einfach da.
Was das ändert, ist weniger die Zahl am Ende als der Zeitpunkt. Wer sieht, dass eine Rechnung seit zwölf Tagen offen ist, ruft an — nicht weil er mahnen will, sondern weil er ohnehin gerade mit dem Kunden telefoniert.
Und dieser Anruf nach zehn Tagen — „ist alles angekommen, passt die Rechnung so?“ — ist kein Mahnverfahren. Er ist Kundenkontakt. Er klärt die Fälle, bei denen die Rechnung im Kundenbetrieb liegengeblieben ist, jemand krank war, sie falsch abgelegt wurde. Solche Fälle sind häufiger als echte Zahlungsunwilligkeit, und sie lösen sich mit einem Satz.
Der Nebeneffekt
Wer die offenen Posten nicht mehr im Kopf tragen muss, hat den Kopf für anderes frei.
Das klingt weich und ist der eigentliche Ertrag. Die Frage „wo stehen wir eigentlich?“ beantwortet sich beim Draufschauen statt beim Nachdenken. Und die Person, die das bisher mit sich herumgetragen hat, kann in Urlaub fahren, ohne dass jemand anruft.
Was das mit dem Rest zu tun hat
Es ist dasselbe Muster wie beim Zettel, mit dem diese Reihe anfing: Wissen, das nur an einer Stelle existiert, funktioniert — bis die Stelle nicht verfügbar ist.
Bei den offenen Posten ist es besonders sichtbar, weil es hier um Geld geht und deshalb niemand nachlässig ist. Aber die Lösung ist dieselbe: nicht mehr Disziplin, sondern eine zweite Stelle, an der die Information auch steht.
Damit endet diese Reihe zur E-Rechnung. Die Pflicht selbst ist in einem Nachmittag erledigt — ein Programm, das das Format kann, und der Haken ist dran. Interessant wird sie erst als Anlass: Wer schon dabei ist, kann sich den Weg vom Auftrag bis zur Zahlung einmal ganz anschauen. Muss man nicht. Aber die Gelegenheit kommt nicht so schnell wieder.